貴公司想必規模還不大, 不然怎麼會由新人出面去談契約. 撇開題外話. 就妳所敘述的情況, 貴公司應該是要與飯店洽談簽訂[長期租賃契約].
我手上並沒有類似的合約範本, 但是我有洽談簽訂過[買賣供需合約], 就此來作個說明.為了方便說明, 先定義貴公司為甲方, 飯店為乙方.
1. 簽約雙方層級 : 首先要注意的是, 簽約雙方的層級, 屬於企業間的定型化契約, 原則上需要雙方的公司負責人, 至少也要當地分公司負責人簽字, 方有效力. 在洽談過程中, 甲乙雙方談判者是否有獲得充分授權(通常都沒有). 要知道談合約往往只能獲得某種雙方都能接受的妥協結果, 此時談判過程中, 談判者是否有盡力為公司爭取權益往往會受到質疑. 所以我建議你最好在重要關鍵時刻, 帶同公司主管前往參加會議, 一方面主管比較有權力當場作出某些決定, 另一方面也不至於妳自己一個人擔太多責任. 這絕不是在嚇妳, 但是談合約可是極為辛苦且冗長的工作.
2. 合約該有的內容 : 一份合約必須詳盡的記載雙方要交易的內容. 必須要包含下列各項事宜:
(1) 合約適用範圍 : 詳細的標示出此交易所涵蓋的內容. 舉列來說, 此合約載明了貴公司以公司名義在該飯店舉辦活動時, 可享有折扣優惠. 但是如果是公司員工或是主管以個人名義在該飯店舉辦活動時, 是否也享有同等折扣? 有無其他替代的優惠方式? 或是公司某單一部門在此舉辦餐會, 是否等同公司舉辦活動的定義? 公司主管或員工持VIP卡消費, 是否適用?
(2) 價格或折扣 : 詳細載明交易價格以及其他方式的優惠, 比方說, 以公司名義消費可享有多少折扣, 員工不得享有同等折扣, 但是飯店方面願意提供一定數量的優待卷, 供個人名義消費使用.
(3) 商品或服務內容 : 需載明飯店方面願意提供的商品或服務內容, 是限於會議室或是其他特定場所, 還是全飯店所提供的商品服務都包含在內, 飯店內的特約商家是否一併適用, 住宿, 餐飲, 場地租借等不同項目的消費要如何界定優惠方式.飯店方面要保證供應何種程度的品質.
(4) 付款 : 載明此交易的付款方式及付款條件.有無保證金或是其他擔保方式的提出.
(5) 賠償條例 : 載明雙方遇到糾紛時, 相關的賠償事項, 比方說貴公司不滿意飯店的服務項目, 是否可以此拒絕支付部份貨款, 比例要如何計算. 或是貴公司損壞了飯店的設施, 應該如何支付賠償. 有形商品的賠償比較容易處理, 但是無形商品, 如服務態度, 商譽等項目的求償處理就比較難了. 最好要加上訴訟條款或是有載明見證律師(公司簽約律師).
(6) 保密條款 : 這也許是聊備一格而已, 但是如果貴公司在該飯店舉行的會議, 其內容或是出席者, 有牽扯到營業機密的話, 保密條款就有其必要性.
(7) 有效期限 : 載明此合約的有效期限.
談定合約內容後, 應該要簽定一式兩份, 由甲乙雙方各自保管一份.
當然, 我所列舉的是比較正式的合約, 也許飯店方面會有標準格式的合約, 妳可向飯店的業務人員提出要求, 再帶回公司研究, 並與主管討論要爭取哪些優惠. 如果完全沒有合約格式, 要自訂合約還蠻麻煩的.
總之, 談契約往往只能獲得某種雙方都能接受的妥協結果, 最好別自己全擔起來作, 這是相當吃力不討好的事, 多多跟妳的直屬上司討論, 可以設法爭取優惠, 但是別自己擅自答應對方的要求. 談判過程中, 雙方會不停的角力, 爭取對自己方面最好的條件, 要達到平衡點時, 談判才會有結果.
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